Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan
Pengenalan Tujuan dan Rencana
Tujuan (goal) didefinisikan sebagai kondisi di masa depan yang diinginkan dan coba diwujudkan oleh perusahaan. Tujuan sangat penting karena perusahaan didirikan untuk memenuhi suatu maksud, dan tujuanlah yang menetapkan dan menentukan maksud tersebut.Rencana (plan) adalah cetak biru yang digunakan untuk mencapai tujuan, dan menentukan alokasi sumber daya, waktu, tugas, serta tindakan lain yang diperlukan.Rencana menentukan sarana yang digunakan di masa sekarang. Perencanaan (planning) biasanya mencakup kedua konsep tersebut, dan didefinisikan sebagai tindakan yang dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan.
Tingkatan Tujuan dan Rencana
Proses perencanaan dimulai dengan visi formal yang menentukan maksud dasar perusahaan, yang ditujukan terutama untuk kalangan luar. Misi inilah yang menjadi dasar bagi tujuan dan rencana strategis (perusahaan), yang kemudian menentukan tingkat taktis (divisi) dan operasional (departemen). Tujuan dan rencana taktis merupakan tanggung jawab menejer menengah, termasuk kepala divisi utama atau unit fungsional. Rencana operasional mengidentifikasikan prosedur atau proses tertentu yang diperlukan oleh tingkatan perusahaan yang lebih rendah, seperti departemen atau pegawai.
Manfaat dan Tujuan Rencana
1. Legitimasi
Misi perusahaan menggambarkan maksud dan alasan keberadaannya. Misi yang kuat juga berdampak terhadap pegawai dengan menjadikan mereka berkomitmen terhadap perusahaan karena memahami dasar keberadaannya.
2. Sumber Motivasi dan Komitmen
Tujuan dan rencana meningkatkan motivasi dan komitmen pegawai dengan meminimalisasi ketidakpastian dan memperjelas hal-hal yang mesti mereka capai. Tujuan yang tidak jelas dapat menghambat motivasi karena pegawai menjadi tidak paham dengan apa yang sedang mereka kerjakan. tujuan memberi tahu kita “mengapa” sedangkan rencana memberitahu kita tentang “bagaimana” perusahaan berdiri. Pegawai pun mengetahui tindakan yang harus diambil untuk mencapai tujuan.
3. Alokasi Sumber Daya
Tujuan membantu para manajer memutuskan untuk bidang apa mereka harus mengalokasikan sumber daya, termasuk pegawai, modal, dan peralatan.
4. Panduan Tindakan
Tujuan dan rencana memberi arahan dengan memfokuskan perhatian kepada target-target tertentu dan mengarahkan upaya pegawai untuk mencapai sasaran penting.
5. Dasar Pengambilan Keputusan
Dengan menetapkan tujuan dan melakukan perencanaan, para manajer memperjelas apa yang hendak dicapai oleh perusahaan. Mereka mengambil keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peranan, kinerja, struktur, produk, dan pengeluara disesuaikan dengan hasil yang diinginkan.
6. Standar Kinerja
Tujuan juga berfungsi sebagai kriteria kinerja dan standar penilaian. Jika perusahaan menginginkan pertumbuhan sebesar 15 persen, sementara pertumbuhan yang telah dicapai sebesar 17 persen, berarti para manajer telah melampaui standarisasi yang ditetapkan.
Proses Perencanaan Perusahaan
TUJUAN PERUSAHAAN
Misi Perusahaan
Misi (mission), yang berarti dasar keberadaan perusahaan, berada dipuncak hierarki tujuan. Misi menjabarkan nilai-nilai, cita-cita, dan dasar keberadaan perusahaan.
Pernyataan misi (mission statement) formal adalah gambaran umum tujuan yang membedakan suatu perusahaan dari perusahaan lain yang sejenis.Isi pernyataan misi biasanya berfokus pada pasar dan pelanggan serta menyebutkan upaya yang dikehendaki. Beberapa pernyataan misi menggambarkan karakteristik perusahaan, seperti nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, lokasi perusahaan dan sikap terhadap pegawai.
Tujuan dan Rencana
Tujuan strategis (strategic goal), yang disebut juga tujuan resmi, adalah pernyataan umum mengenai masa depan yang ingin dicapai perusahaan.
Rencana strategis (strategic plans) menentukan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang akan diambil perusahaan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan rencana strategis adalah untuk mewujudkan tujuan perusahaan dalam periode yang telah ditetapkan. Setelah menetapka tujuan strategis, langkah berikutnya adalah menentukan tujuan strategis (tactical goals), yaitu hasil-hasil yang hendak dicapai oleh divisi-divisi dan departemen-departemen utama diperusahaan.
Rencana taktis (tactical plans) dibuat untuk membantu melaksanakan rencana strategis utama dan mencapai bagian tertentu dari strategi perusahaan. Rencana talkis biasanya memiliki jangka waktu lebih pendek daripada rencana strategis. Istilah taktis diadopsi dari bidang militer. Pada perusahaan bisnis maupun nonprofit, rencana taktis menentukan langkah-langkah yang dilakukan oleeh berbagai departeman dan subunit utama perusahaan dalam menerapkan rencana strategis perusahaan.
Tujuan operasional (oprational goals) adalah hasil yang diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu pegawai. Tujuan operasional bersifat pasti dan terukur. Rencana operasioanal (operational plans) disusun di tingkat yang lebih rendah untuk menentukan langkah-langkah dan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan opersional dan untuk mendukung rencana taktis. Rencana operasional merupakan sarana bagi manajer departemen untuk melakukan pekerjaan harian dan mingguan. Jadwal merupakan bagian penring dari rencana operasional, karena menentukan kerangka waktu yang pasti untuk menyelesaikan setiap tujuan operasional yang dijelaskan oleh tujuan taktis dan strategi perusahaan.
Menyelaraskan Tujuan Melalui Peta Strategi
Tujuan-tujuan perusahaan yang disusun secara efektif bersifat selaras. Maksudnya, tujuan-tujuan tersebut bersifat konstiten dan saling mendukung agar tujuan yang dicapai di tingkat yang lebih rendah memungkinkan untuk mencapai tujuan ditingkat yang lebih tinggi. Kinerja perusahaan adalah hasil dari sejauh mana elemen-elemen yang saling bergantung ini berjalan selaras, sehingga para individu, tim, departemen, dan seterusnya bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan spesifik yang akhirnya membantu perusahaan mencapai kiberja tinggi dan memenuhi misinya.
Teknik yang paling populer untuk menyesuaikan ujuan adalah membuat peta strategi. Peta strategi (strategy map) adalah gambaran visual dari faktor-faktor penting pendorong kesuksesan perusahaan yang menunjukan hubungan antara tujuan dan rencana sprsifik di setiap bidang. Pada peta strategi perusahaan memiliki tujuan pembelajaran dan pertumbuhan yang mencakup melatih pegawai, memungkinkan pembelajaran dan berbagi pengetahuan yang berkelanjutan, serta membangun budaya inovasi.
PERENCANAAN OPERASIONAL
Kriteria Tujuan Efektif
Pertama dan terpenting tujuan harus bersifat spesifik dan terukur. Hal terpenting, tujuan harus ditetapkan dengan jelas dan dapat diukur kemajuannya. Dampak akhir tujuan bergantung kepada sejauh mana kenaikan gaji, promosi, dan penghargaan dikaitkan dengan pencapaian tujuan.
Manajemen Bersasaran
Manajemen bersasaran (management by objective) adalah sistem yang digunakan oleh manajer dan pegawai untuk menentukan tujuan bagi setiap departemen, proyek, maupun personel, serta menggunakan mereka untuk memonitor kinerja selanjutnya. Empat kegiatan utama untuk menyukseskan manajemen bersasaran adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan
Menetapkan tujuan melibatkan pegawai disemua tingkat, kesepakatan antara pegawai dan pengawas akan menciptakan komitmen terkuat untuk mencapai tujuan.
2. Membuat rencana tindakan
Rencana tindakan memberi arah bagi tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta dibuat untuk para individu maupun departeman.
3. Mengevaluasi kamajuan
Evaluasi kemajuan secara rutin penting dilakukan untuk memastikan bahwa rencana tindakan berjalan. Konsep penting manajemen bersasaran adalah mencapai tujuan. Rencana tindakan dapat diubah jika tujuan tidak dicapai.
4. Menilai kinerja secara keseluruhan
Langkah terakhir manajemen bersasaran adalah mengevaluasi secara seksama pencapaian tujuan oleh individu dan departemen. Keberhasilan dan kegagalan dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari sistem penilaian kerja, termasuk pemberian kenaikan gaji maupun imbalan lainnya.
Rencana Sekali Pakai dan Rencana Tetap
Rencana sekali pakai dibuat untuk mencapai sejumlah tujuan yang kemungkinan tudak berulang dimasa depan. Rencana tetap adalah rencana berkelanjutan yang memberi panduan melakukan dan mengatasi tugas atau situasi yang terjadi secara berulang di perusahaan. Rencana sekali pakai biasanya mencakup program dan proyek, sementara rencana tetap mencakup kebijakan, peraturan, dan prosedur perusahaan. Rencana tetap biasanya berhubungan dengan masalah-masalah seperti aturan pegawai yang mengatur tentang sakit, absen, merokok, aturan disiplin, serta pengangkatan dan pemecatan.
MEMBUAT PERENCANAAN DALAM LINGKUNGAN YANG BERGEJOLAK
Tiga metode perencanaan penting adalah perencanaan kontingensi, pembuatan skenario, dan perencanaan krisis.
1. Perencanaan Kontingensi
Rencana kontingrnsi menentukan respons perusahaan ketika menglami kondisi darurat, kemerosotan, maupunn situasi tak terduga. Untuk membuat rencana kontingensi, para manajer mengenali fakto-faktor penting di lingkungan, seperti potensi krisis ekonomi, kelesuan pasar, kenaikan harga pasokan, perkembangan teknolgi baru, atau insiden kecelakaan.
2. Pembuatan Skenario
Pembuatan skenario melibatkan langkah-langkah untuk mengamati tren dan ketidaksinambungan yang sedang terjadi, serta memvisulisasikan kemungkinan-kemungkinan yang lebih baik di masa depan. Alih-alih hanya mengamati sejarah dan memikirkan hal-hal yang telah terjadi, para manajer memikirkan apa yang kemungkinan terjadi.
3. Perencanaan Krisis
Perencanaan krisis memungkinkan mereka menghadapi kejadian-kejadian merugikan tak terduga yang dapat berpotensi merugikan perusahaan jika para manajer tidak siap untuk merespons dengan cepat dan tepat. Dua tahapan penting dalam perencanaan krisis.
(1) Pencegahan Krisis. Tahap pencegahan krisis melibatkan berbagai aktivitas yang dilakukan oleh para manajer untuk mencegah krisis dan mendeteksi tanda-tanda peringatan potensi krisis. Aspek penting dalam tahap pencegahan adalah membangun hubungan yang terbuka dan saling percaya dengan pihak-pihak berkepentingan seperti pegawai, pelanggan, pemasok, pemerintah, perserikatan, dan masyarakat.
(2) Persiapan krisis. Tahap persiapan krisis mencakup semua perencanaan terperinci untuk menangani krisis yang terjadi. Tiga langkah yang di lakukan pada tahap ini adalah :
- membentuk tim manajemen krisis dan juru bicara perusahaan,
- membuat rencana manajemen krisis secara terperinci, dan
- membangun sistem komunikasi yang efektif.
MEMBUAT PERENCANAAN UNTUK MENCAPAI KINERJA TINGGI
Tujuan perencanaan penetapan tujuan adalah untuk membantu perusahaan mencapai kinerja tinggi. Proses perencanaan kini berubah agar lebih selaras dengan lingkungan dan pergeseran prilaku pegawai.
Pendekatan Perencanaan Tradisional
Perencanaa perusahaan tradisional dilakukan sepenuhnya oleh eksekutif puncak dengan menggunakan jasa konsultan atau yang lebih umum lagi, melalui departemen perencanaan pusat . departemen perencanaan pusat adalah sekelompok ahli perencanaan yang membuat rencana untuk perusahaan secara kesseluruhan beserta divisi-devisi dan departemen-departemn utamanya, dan biasanya bertanggung jawab secara langsung kepada preseiden atau CEO.
Pendekatan Peerencaan Kinerja Tinggi
Pendekatan perencanaan baru adalah dengan melibatkan semua anggota perusahaan, dan terkadang pihak-pihak luar yang berkepentingan, dalam proses perencanaan. Perencanaan terdesentralisasi, yaitu para ahli perencanaan bekerja bersama para manajer divisi atau departemen utama untuk membuat tujuan dan rencana mereka sendiri. Dikarenakan lingkungan makin mudah bergejolak, para eksekutif puncak melihat manfaat jika perencanaan terdesentralisasi dibawa lebih jauh, yaitu dengan memungkinkan para ahli perencanaan untuk bekerja secara langsung dengan manajer dan pegawai lini depan untuk membuat rencana dinamis yang yang dapat memenuhi kebutuhan yang cepat berubah.
Menetapkan Tujuan Abadi untuk Mencapai Kualitas Unggul
Tujuan abadi adalah tujuan yang masuik akal tetapi ambisius yang dinyatakan dengan jelas, memaksa, dan imajinatif sehingga dapat menyemangati pegawai untuk mencampai kualitas unggul. Tujuan abadi biasanya jauh melampaui tujuan yang ada, sehingga perusahaan harus berani berinovasi untuk mencapainya.
Menggunaka Panel instrumen Kinerja
Perusahaan memerlukan cara untuk melihat kemajuan rencana serta mengukur kemajuan tersebut dalam mencapai tujauan. Perusahaan-perusahaan mulai8 menggunakan panel instrumen kinerja bisnis sebagai cara bagi kalangan eksekutif untuk mengawasi indikator-indikator penting kineja, seperti penjualan dan hubungan dengan target, jumlah produk yang dipesan, atau presentasi keluhan dan pertanyaan pelanggan yang ditanggapi swelama periode tertentu. Keunggulan terbesar panel instrumen adalah jika diterapkan diseluruh perusahaan, bahkan hingga kelantai produksi, sehingga seluruh pegawai dapat melihat kemajuan dalam mencapai tujauan, memeriksa jika kegagalan terjadi, dan mencari solusui inovatif untuk kembali8 mencapai target yang telah ditentukan.
Membentuk Tim intelijen
Tim intelijen adalah sekelompok manajer dan pegawai lintas bagian biasanya dipimpin oleh ahli mengenai persaingan, yang bekerja sama untuk memahami isu bisnis tertentu secara mendalam, dengan tujuan memberikan pemikiran, kemungkinan, dan saran tentang tujuan dan rencana yang berkaitan dengan isu tersebut. tim intelijen bermanfaat ketika perusahaan menghadapi tantangan intelijen besar. Tim intelijen dapat memberi pemahaman yang memungkinkan para manajer untuk membuat keeputusan lebih tepat terkait tujuan, disamping membuat rencana kontingensi dan skenario terbaik terkait isu-isu strategi utama.
DAFTAR PUSTAKA
Daft .Richard L 2010, Era Baru Manajemen Stiven Robin, Salemba empat.Jakarta